Avete provato a leggere come inizia la voce “Lavoro Agile” di Wikipedia? “Il lavoro agile, noto in Italia come smart working…” sì, perché gli Inglesi (e gli Americani) lo chiamano, in modo molto più pragmatico, WFH (Working From Home) ovvero Lavorare da Casa perché, in fondo, è di questo che si tratta ed è da questo che nascono i problemi e le opportunità.
AC: Avanti Covid
Proviamo per un momento a tornare indietro nel tempo alla fine del 2019. Mentre il Corona Virus cominciava appena ad apparire nelle news, l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano presentava risultati della sua Ricerca 2019 dal titolo “Smart Working davvero: la Flessibilità non basta” da cui risultava che il 12% delle PMI aveva avviato progetti strutturati di Lavoro Agile (contro l’8% del 2018) mentre le imprese “disinteressate” aumentavano raggiungendo il 51% contro il 38% del 2018. Qualcosa, però, mi dice che, anche se ci sarà sempre chi continuerà a pensare al lavoro da casa come ad un male necessario, in molti si siano abbondantemente ricreduti.
Infatti, sempre l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, in un articolo dello scorso novembre, riporta che “Durante la fase più acuta dell’emergenza lo Smart Working ha coinvolto il 97% delle grandi imprese, il 94% delle pubbliche amministrazioni italiane e il 58% delle PMI,…”. Quest’ultimo valore si può considerare alto considerando che moltissime PMI sono micro imprese a conduzione familiare in cui il personale dipendente svolge mansioni difficilmente effettuabili da casa. Si pensi a tutto il comparto edile (idraulici, elettricisti, muratori, imbianchini, …), alle piccole aziende agricole, alle officine meccaniche o della lavorazione del legno in cui il poco lavoro d’ufficio è normalmente svolto da consulenti o dal titolare dell’impresa la cui abitazione è spesso adiacente al laboratorio stesso. Non fanno differenza le attività dei settori della ristorazione e del piccolo commercio. A meno che… non si ripensino i mestieri e le professioni come alcuni stanno già facendo con successo.
Cosa serve per Lavorare da Casa?
Per dirla in modo semplice, servono le persone, gli strumenti e le procedure giuste.
Persone che siano motivate ad intraprendere questa avventura e che vogliano imparare come trarne vantaggi per se e per l’azienda.
Persone che siano adeguatamente formate non solo per utilizzare al meglio i nuovi strumenti e le nuove procedure ma anche e soprattutto per fare in modo che l’impatto sul proprio stile di vita sia positivo.
Strumenti e procedure che supportino adeguatamente le persone nel loro quotidiano non facendo rimpiangere le ore necessarie ogni giorno per raggiungere l’ufficio anche e soprattutto nelle fasi di cambiamento come questa.
Strumenti e procedure che siano sostenibili, che non richiedano più lavoro di quanto ce ne voglia senza di loro, che non aggiungano burocrazia e rigidità quando invece serve agilità altrimenti che lavoro agile sarebbe?
Si può collaborare senza incontrarsi?
La mia esperienza lavorativa dell’ultimo anno dice di sì, senza eccezioni.
È proprio vero, sono passati 11 mesi dal primo lockdown di febbraio dello scorso anno. 11 mesi in cui ho iniziato a collaborare attivamente con l’Ordine degli Ingegneri di Monza e Brianza, ho riaperto la partita IVA dopo anni da manager di una multinazionale ed ho iniziato a lavorare come consulente in aziende piccole e medie senza mai incontrare di persona né i colleghi ingegneri dell’Ordine né i miei clienti.
Eppure se qualcuno ascoltasse le nostre telefonate, leggesse le nostre mail o partecipasse alle video chiamate penserebbe che ci conosciamo da tempo. Ricordo con piacere a metà dicembre la video chiamata di chiusura parziale di un progetto. Completate le verifiche abbiamo iniziato a parlare un po’ del più e del meno e, a un certo punto, il responsabile del progetto si ferma, mi guarda e mi chiede: “ma tu quanto sei alto? Ora che ci penso, lavoriamo insieme da mesi ma non ci siamo mai incontrati di persona”. In effetti, stando sempre seduti davanti al computer si perde la dimensione verticale. Allo stesso tempo, però, lavorare da casa permette di condividere, se lo si vuole, un po’ della propria vita privata. Dai bambini che passando vicino al computer chiedono chi sia quel signore con la barba con cui il papa o la mamma discute tutti giorni di cose strane, ai lavori in casa di chi è appena andato a vivere da solo e ti chiede un parere sulla nuova illuminazione a LED che ha appena installato.
Va sempre bene?
Forse. O forse no se penso alle altre persone che ho avuto modo di incontrare nello stesso periodo senza che ci fosse un seguito umano o lavorativo.
Né più e né meno di quello che succedeva negli anni passati quando si facevano chilometri per incontrare colleghi di lavoro o potenziali clienti.
Cosa fa la differenza?
Ci sono vari aspetti da tenere in considerazione. Prima di tutto l’atteggiamento verso il mezzo e le sue possibilità ma poi anche il saper scegliere correttamente gli strumenti e saperli usare.
Lavorare su uno stesso progetto presuppone ad esempio il condividere documenti, sia quelli da usare come riferimento che quelli che si stanno scrivendo: presentazioni, fogli elettronici, specifiche, requisiti, ecc.
Non basta scegliere tra i vari sistemi di condivisione file come, ad esempio, OneDrive di Microsoft, Google Drive, Dropbox, quello più adatto alle esigenze del team di lavoro. Bisogna anche concordare una struttura di cartelle che sia funzionale agli scopi del progetto, così come dei criteri comuni per i nomi dei file sia per facilitarne l’individuazione e la ricerca sia per evitare di sovrapporsi nelle modifiche dello stesso file.
Non bisogna poi sottovalutare il saper utilizzare le funzionalità delle applicazioni office come, ad esempio, la modalità di revisione e la possibilità di aggiungere commenti che non appariranno nel documento pubblicato ma potranno indicare ai colleghi cosa si è cambiato e perché.
Un uso corretto e coordinato di queste funzionalità permette non solo di avere sotto controllo il flusso del lavoro anche se il team dovesse essere internazionale e distribuito su più fusi orari ma può anche essere la parte centrale di un sistema certificato di controllo della qualità. Provare per credere!
Volete saperne di più? Controllate di tanto in tanto il mio blog, seguite i miei social o contattatemi.
Alla prossima!
Riferimenti
Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano:
- Atti del convegno “Smart Working davvero: la Flessibilità non basta“, 30 Ottobre 2019
- “Lo Smart Working: dall’emergenza Covid al «new normal»“, 16 Novembre 2020