Ibrido, questo termine mi fa tornare alla mente mio nonno che mostrava a un ragazzino di dieci anni o poco più che si potevano combinare due piante per ottenere qualcosa di diverso, di nuovo e migliore delle piante di partenza. Ricordo, in particolare, che innestando germogli di limone su una pianta di arancio riusciva ad ottenere dei limoni dolci che mantenevano tutto l’aroma e il gusto del limone ma senza l’aspro. Sarà anche l’effetto del ricordo d’infanzia ma non ho più ritrovato quel sapore che per me aveva qualcosa di magico anche se crescendo e studiando ho capito che non sempre l’ibridazione riesce e non sempre produce risultati positivi, come tutte le tecniche.
Nondimeno, sono ormai molteplici i settori in cui tecnologie e soluzioni ibride si stanno affermando. Quando si riescono ad ottenere i vantaggi di entrambe le tecnologie riducendone i punti a sfavore, allora l’ibrido è vincente. É questo il caso, ad esempio, delle automobili, anche dei bolidi di Formula 1, che mettono insieme i vantaggi di un propulsore tradizionale a carburante con quelli della propulsione elettrica, in particolare il recupero di energia in frenata senza doversi portare dietro batterie enormi e pesanti per avere una carica sufficiente a completare il percorso.
Passando al mondo dell’informatica e delle telecomunicazioni, sentiamo parlare sempre più di soluzioni ibride ovvero di applicazioni che operano parte nei grandi datacenter e parte in elaboratori posizionati negli uffici. In questo modo si possono sommare i vantaggi di una soluzione cloud sempre accessibile da qualsiasi postazione e con una capacità di elaborazione flessibile e infinita, con i vantaggi delle soluzioni locali che funzionano anche se la linea internet si interrompe e le cui prestazioni non risentono della qualità e larghezza di banda della stessa linea.
Ognuna di queste soluzioni ibride è il frutto di notevoli sforzi progettuali e presenta una complessità che è anche superiore alla somma delle complessità delle singole tecnologie combinate dovendo farle convivere e cooperare correttamente. L’adozione di soluzioni ibride è quindi una scelta che va ponderata attentamente e le stesse soluzioni vanno progettate e realizzate con attenzione e competenza.
Ci sono però almeno due settori, messi a dura prova dalla pandemia e che, a parere di molti, non potranno fare a meno di soluzioni ibride: lo Smart Working o Lavoro Agile e gli Eventi aziendali o comunque legati al business.
Il caso del Lavoro Agile, in realtà, è già un ibrido di per sé. Il legislatore, infatti, lo differenzia dal telelavoro proprio per il fatto che il primo prevede la possibilità per il lavoratore di poter svolgere la sua attività in modo flessibile, con una certa libertà di scelta, sia in ufficio che al di fuori. Non come ora che si è più o meno costretti a lavorare in modo permanente da casa con modalità molto più simili al telelavoro.
Nel caso degli Eventi aziendali, invece, il poterli svolgere in maniera ibrida, ovvero con alcune persone presenti fisicamente nello stesso luogo ed altre collegate da remoto, è una opportunità per estendere la platea dei partecipanti senza gravare eccessivamente sui bilanci e senza i tempi morti dei trasferimenti nazionali ed internazionali. Ora che l’impossibilità di svolgere eventi in presenza ha dato impulso allo sviluppo di tecnologie e modalità che hanno notevolmente migliorato l’esperienza personale degli eventi online l’opportunità è realmente alla portata di tutti.
Il metodo
In entrambi i casi penso sia utile analizzare il problema e valutare le possibili soluzioni utilizzando uno schema molto semplice ma allo stesso tempo completo ed efficace che io chiamo PPT. No non si tratta del metodo PowerPoint anche se, il più delle volte, trovo comodo raccogliere gli schemi in un insieme di slide. PPT sta, invece, per “People, Procedures & Tools” ovvero “Persone, Procedure e Strumenti” (Se operate solo in Italia e non amate gli inglesismi potete anche chiamarlo metodo PPS).
In altre parole, si tratta di analizzare le caratteristiche dell’azienda focalizzandosi su questi tre gruppi di elementi e sulle relazioni all’interno di ogni gruppo e tra gruppi diversi con l’obiettivo di individuare gli ambiti di intervento per far sì che il tutto funzioni in modo efficace ed efficiente. Attenzione, le aziende non sono isolate ma operano in un contesto sociale, economico, normativo fatto a sua volte da persone, procedure e strumenti che andranno quindi considerati.
Questa prima analisi, però, dà solo una immagine statica dell’azienda. Per progettare e gestire l’innovazione (ovvero il cambiamento) c’è bisogno di un’altra analogia che sia dinamica. Per questo tendo ad immaginare il cambiamento come un viaggio che porti l’azienda dalla posizione attuale (in termini PPT) alla posizione desiderata. In questo contesto, le strade tra cui scegliere sono le possibili sequenze di passi per raggiungere l’obiettivo e la loro scelta influenza tempi, costi e rischi. Analogamente a come opera un navigatore satellitare, di tanto in tanto la rotta dovrà essere ricalcolata per tenere conto di quanto nel frattempo è successo. Sia perché potrebbero essere insorti impedimenti nel percorso inizialmente scelto, sia perché potremmo esserci resi conto di aver sbagliato strada o anche perchè potremmo voler ridefinire la destinazione.
Lavoro Agile
Al centro sono le persone nella loro interezza e non solo nella loro dimensione professionale ed aziendale. L’ultimo anno ha messo in evidenza tutta una serie di problematiche sia psicologiche e relazionali che fisiche dovute non solo all’uso di strumenti non tanto adeguati ma anche, e in misura non trascurabile, alle modalità di svolgimento dei compiti in un ambiente domestico a volte affollato da altre persone con esigenze e tempi differenti.
Dal momento che il computer è diventato anche lo strumento di comunicazione interno al team di lavoro, sono venuti a mancare quei momenti in cui ci si alzava dalla scrivania per andare a parlare faccia a faccia con il collega alla sua postazione o in un’area comune, magari sorseggiando un caffè. Questo ha portato inevitabilmente ad un aumento del tempo che si sta seduti senza cambiare posizione con conseguenti problemi di tipo fisico. Il mal di schiena è in cima alla lista.
Certo, postazioni di lavoro ergonomicamente adeguate possono aiutare ma una formazione posturale corretta, insegnata da specialisti, e il favorire/stimolare abitudini e modi di fare (procedure) che “invitino” le persone ad alzarsi in piedi e magari bere qualcosa mentre si chiacchera con i colleghi possono avere effetti positivi sia sul benessere fisico che sulle relazioni tra colleghi. L’uso di auricolari wireless insieme a strumenti di comunicazione di gruppo ed alla definizione di pause concordate di team possono aiutare a stabilire e mantenere queste buone abitudini.
Sono casi come questo, i quali mettono in evidenza quanto le persone (nelle loro dimensioni fisiche e psicologiche oltre che aziendali), le procedure e gli strumenti siano strettamente correlati tra loro, che mi hanno convinto ad unire le forze con altri professionisti, instaurando una collaborazione continuativa sfociata nell’iniziativa “Work Life Smart” (www.worklifesmart.it). L’obiettivo è affrontare a 360° le sfide del lavoro agile fornendo, soprattutto alle piccole aziende, l’agilità e l’efficacia di un consulente aziendale, un avvocato del lavoro, una psicologa ed un fisioterapista che operano in modo coordinato affrontando i problemi nella loro globalità.
Parlando di strumenti, non è da sottovalutare la riorganizzazione degli spazi negli uffici. Se è vero che il poter lavorare da casa per 2 – 3 giorni a settimana porta ad una riduzione delle presenze giornaliere in ufficio e, quindi ad una riduzione degli spazi necessari, è anche vero che anche chi si trova in ufficio farà più ampio uso del computer come strumento di collaborazione per poter collaborare con chi in quel momento si trova altrove. Gli open space vanno quindi ripensati e riorganizzati in un insieme di piccole isole più simili a sale riunioni/videoconferenza in cui le persone presenti in ufficio possano riunirsi e comunicare con chi in quel momento si trova altrove senza arrecare disturbo agli altri colleghi. Per questo scopo non è necessario che le sale siano attrezzate con sistemi complessi e costosi ma si possono utilizzare, ad esempio, dispositivi delle dimensioni di una bottiglia che, posti in mezzo al tavolo riunioni, unendo le caratteristiche una telecamera a 360° (come quelle utilizzate per lo Street View di Google) con sistemi di Intelligenza artificiale integrati, inquadrano di volta la persona che parla e si collegano alla porta USB di un PC e sono visti come una normale webcam da qualsiasi software di comunicazione. Quindi si possono usare indistintamente con Teams, Meet o Zoom.
Ecco alcune camere utilizzabili per realizzare una sala videoconferenza semplice ed anche portatile e del costo di un migliaio di Euro. La sala potrà essere completata da uno smart TV con funzionalità wireless su cui il PC a cui è collegata la webcam potrà proiettare il proprio schermo per essere visto da tutti.
Owl Labs fotocamera Meeting Owl Pro smart 360°
Kandao Meeting 360° All-in-one Conferencing Camera
Gli Eventi Ibridi
Anche nell’organizzazione degli eventi aziendali si cominciano a vedere soluzioni in cui alcune persone sono nella stessa sala mentre altre partecipano da casa o dal loro ufficio. L’obiettivo è quello di fornire una esperienza interattiva e coinvolgente sia alle persone presenti nella sala che a quelle collegate da remoto.
Non si parla quindi di un semplice streaming, che non ha quasi nulla di interattivo nè di nuovo, ma di una piattaforma che non solo riproduca le varie esperienze che si possono avere in presenza ma che le estenda sfruttando le potenzialità del virtuale. Questi strumenti hanno in genere una interfaccia grafica che permette al partecipante di selezionare il tipo di esperienza che di volta in volta vuole vivere.
Si passa dalle sessioni plenarie con uno o più speaker che presentano e in cui l’interazione del pubblico avviene attraverso applausi virtuali e domande scritte o a voce (venendo eventualmente chiamati sul palco virtuale) a più sessioni parallele tra cui il partecipante può scegliere spostandosi rapidamente da una all’altra seguendo i propri interessi.
Si possono poi attivare aree di speed dating in cui i partecipanti sono accoppiati in sessioni one to one della durata di 2-5 minuti sulla base delle preferenze espresse in fase di registrazione. È un po’ come iniziare una conversazione con chi ci si trova di fianco durante le pause caffè di una manifestazione.
In aggiunta, questi sistemi permettono anche di attivare delle aree simili alla lobby di un albergo con vari divani o tavoli in cui i partecipanti possono posizionarsi liberamente per parlare tra loro in piccoli gruppi. Ogni partecipante che accede a quest’area ha in genere una pianta panoramica in cui vede chi è seduto in ciascuna area conversazione per poter meglio scegliere dove sedersi. Alcune aree possono poi essere etichettate in vario modo in modo da favorire la comunicazione tra persone con gli stessi interessi.
Alcuni sistemi permettono anche di definire delle stanze private, ad invito, in cui gli organizzatori possono ammettere di volta in volta chi desiderano. Queste stanze si possono usare, ad esempio, per incontri riservati con clienti o anche per permettere a partecipanti selezionati di incontrare i relatori o gli eventuali ospiti VIP come in un vero e proprio backstage.
Una cosa da tenere ben presente quando si organizzano eventi in modalità ibrida (presenza/virtuale) è che si tratta di due esperienze distinte che vanno coordinate. Questo implica la presenza di due regie distinte che gestiscano le due esperienze ciascuna con le loro peculiarità pur mantenendo il necessario coordinamento. Ad esempio servono due moderatori/host: uno che gestisce il pubblico in sala recependone le reazioni e interagendo soprattutto nei momenti riservati alle domande mentre un altro host tiene d’occhio i partecipanti online e le loro reazioni e fa da tramite per le loro domande verso la sala.
A puro titolo di esempio mi piace citare due di questi sistemi: “Airmeet” e “hopin”.
Airmeet è più orientato agli eventi aziendali e può anche essere utilizzato come spazio permanente aperto ai partecipanti registrati.
Hopin è invece più strutturato per eventi ibridi e fornisce un insieme di strumenti a mio parere più completi e sofisticati per garantire un’esperienza completa e personalizzata.
In conclusione, spero che questo breve articolo abbia incuriosito qualcuno sollevando il velo su alcune delle tante possibilità che esistono per far si che l’esperienza dirompente (e purtroppo anche tragica) dell’attuale pandemia sia servita come palestra forzata per rendere più competitive le nostre aziende.
Se siete interessati ad approfondire queste tematiche e valutare come intraprendere un percorso di innovazione, contattatemi. Sarò felice di dare il mio contributo.